¿Legalización o Apostilla? Conoce las diferencias

En la gran mayoría de procedimientos en materia de extranjería e inmigración se deben presentar documentos emitidos por países extranjeros, tales como certificados de nacimiento, de antecedentes penales, académicos, etc.

Seguro que habrán escuchado que para que estos documentos tengan efectos ante las Autoridades Españolas, éstos deben estar legalizados o apostillados, según corresponda.

Pero, ¿en qué consisten estos procedimientos?

La Legalización y la Apostilla son dos procedimientos de verificación de documentos equivalentes, y su objetivo no es otro que otorgar validez al documento a través de la comprobación de la autenticidad de la firma del mismo y la calidad en que la autoridad firmante ha actuado.

La diferencia entre la Legalización y la Apostilla está en el número de «verificaciones de firmas» que deben realizarse.

La legalización para los procedimientos en materia de extranjería e inmigración se lleva a cabo por lo que es conocido como «legalización por vía diplomática», que consiste en un circuito de sucesivas firmas de puño y letra de distintas autoridades certificando o «legalizando» la firma precedente.

Así, se establece una «cadena de comprobación de firmas» para la legalización por vía diplomática, que deberá contener en términos generales:

1. La diligencia de legalización, firma y sello del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación del País donde el documento ha sido emitido, que dará validez de la autenticidad de la firma y cargo de la persona que signa en Documento; y
2. La diligencia de legalización, firma y sello de la Misión diplomática u Oficina consular española con jurisdicción en el país en el que ha expedido, que a su vez dará validez de la autenticidad de la firma y cargo de la persona firmante del Ministerio de Asuntos Exteriores.

Nos encontramos entonces con una «legalización en cadena» que otorga un mayor nivel de seguridad a la hora de valorar la autenticidad de los documentos expedidos por un país extranjero que deban tener efectos en España.

Este procedimiento, algo complejo por el número de autoridades que intervienen, fue simplificado con el Convenio de La Haya, tratado internacional entre distintos países.

Los documentos que provengan de alguno de los países que forman parte de este Convenio se validarán a través de la Apostilla, única anotación que certifica la autenticidad del documento sin necesidad de otro tipo de autenticación. La Apostilla es conocida también como «legalización única», pues a diferencia de la legalización por vía diplomática, se lleva a cabo a través de una sola firma de verificación.

Es importante tener en cuenta que la Apostilla solo se puede realizar cuando el documento se expide en el país de origen. Es decir, si el documento se tramita en el Consulado del país en cuestión en España, solamente se podrá legalizar, aunque el país sea parte del Convenio de La Haya.

En este último caso, el procedimiento de legalización es el siguiente tanto para los países que formar parte del Convenio como para los que no:

1. La diligencia de legalización, firma y sello de la Misión diplomática u Oficina consular del país que emite el documento en España, que dará validez de la autenticidad de la firma y cargo de la persona que signa en Documento; y
2. La diligencia de legalización, firma y sello del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación de España, que a su vez dará validez de la autenticidad de la firma y cargo de la persona firmante de la Misión diplomática u Oficina consular.

El tiempo que se tarda entre legalizar o apostillar un documento, según corresponda, varía mucho dependiendo del país que se trate. El procedimiento de legalización suele demorarse algo más, habida cuenta de los diferentes pasos de verificación que deben seguirse para este procedimiento. Además, algunos países cuentan con un sistema de Apostilla electrónico, lo que agiliza enormemente el procedimiento de autenticación. 

Por último, es importante recordar que los documentos públicos expedidos por las autoridades de algún Estado miembro de la Unión Europea que deban obrar efectos en otro Estado Miembro están exentos de realizar verificación alguna, en virtud del Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo Europeo de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos, tal y como ya informamos en este artículo.

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